Sawangan, Pusdiklat— Pusdiklat Pegawai Kemendikbudristek mengadakan Sosialisasi Aplikasi Mitrass (Monitoring and Tracking System for Service) Senin, 24 Mei 2021 bertempat di gedung Pancasila, Pusdiklat Pegawai, Sawangan, Depok. Acara dihadiri oleh para Koordinator dan Kapokja di lingkungan Pusdiklat Pegawai. Sosialisasi ini merupakan salah satu milestone atau tahapan kegiatan dalam proyek perubahan Pelatihan Kepemimpianan Administrator (PKA) yang sedang diikuti oleh Kepala Bagian Tata Usaha Pusdiklat Pegawai Dewi Andayani.
Dewi Andayani sebagai project leader dalam proyek perubahan ini dalam paparannya menjelaskan MITRASS adalah sistem Pemantauan dan Pelacakan Pelayanan (Monitoring anda Tracking System for Service) berbasis digital yang dikembangkan dari Proses Bisnis (Probis) dan Prosedur Operasional Standar (POS) Administrasi Pemerintahan (AP) yang berlaku di Pusdiklat Pegawai Kemendikbud. Manfaat dari Mitrass adalah Menghemat waktu, tenaga, biaya dan ruang penyimpanan, Meningkatkan akurasi proses dan mengurangi kesalahan, Meningkatkan transparansi, akuntabilitas dan mampu telusur, Meningkatkan produktivitas dan kerja sama tim.
SOP yang yang sedianya adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan. Sebelum ada aplikasi Mitrass di Pusdiklat Pegawai Kemendikbudristek sebenarnya sudah mempunyai SOP namun masih manual, tidak terpusat dan terpisah-pisah ke beberapa orang bahkan kadang SOP satu kegiatan bisa mempunyai 2 versi. Situasi tersebut menyebabkan staf mengalami kesusahan saat menjalani pekerjaan dan kadang tidak dapat dimonitoring oleh atasan, sehingga atasan tidak bisa menelusuri progress pekerjaan dan kendala/permasalahannya.
Aplikasi Mitrass sendiri memiliki beberapa fitur antara lain, Menu login untuk login para pihak yang terkait dengan penjalanan suatu pekerjaan, Task untuk pekerjaan yang sudah di kerjakan, My Task untuk pekerjaan yang sedang berlangsung, Dasbord untuk melihat aktifitas kegiatan, User role untuk Membagi user ke beberapa akses serta Notifikasi yang memberikan notifikasi pada email dan dasbor. Harapan ke depan aplikasi Mitrass dapat di gunakan di seluruh SOP Pusdiklat Pegawai untuk semua kegiatan dan bahkan dapat digunakan di lingkungan Kemendikbudristek sehingga SOP tersebut bisa lebih efisien dan efektif.
Dukungan terhadap proyek perubahan ini dikemukakan oleh beberapa pihak antara lain Kapokja Pelatihan Kepemimpinan Tingkat 2 Falentine Kristianingrum mengatakan, “Ide untuk membuat aplikasi ini sangat ideal untuk situasi saat ini, semoga ke depan tetap digunakan”, demikian ujar Falentine. Sedangkan Akhmad Hadi sebagai Kapokja Pelatihan Dasar berpendapat, “Aplikasi ini sangat membantu dan tentunya memperlancar pekerjaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan itu sendiri”, menurut Akmad Hadi. (SLM)